Regulamin

1. Informacje ogólne

1.1. Organizatorem targów RemaDays jest firma GJC Inter Media Sp. z o.o.- wydawca kwartalnika Gifts Journal oraz lider Programu "Solidni w Biznesie" - z siedzibą w Poznaniu, ul. Podbiałowa 11, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Poznaniu, XXI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000107721, NIP 781-17-06-884.

Telefon kontaktowy: (+ 48 61) 825 73 22
Fax: (+ 48 61) 825 84 85
E-mail:
Iwona Skrzypczak: kontakt@gjc.pl,
Justyna Lisek: justyna@gjc.pl,
Magda Konieczna-Marciniak: magda.konieczna@gjc.pl,
Beata Rybak: beata@gjc.pl

1.2. Postanowienia niniejszego regulaminu dotyczą wszystkich podmiotów, które korzystają z usług spółki GJC Inter Media zwaną dalej Organizatorem, i zwane są dalej Uczestnikiem targów RemaDays - Wystawcą lub Zwiedzającym.

1.3. Uczestnikiem targów RemaDays - Wystawcą lub Zwiedzającym może być podmiot gospodarczy w rozumieniu przepisów o prowadzeniu działalności gospodarczej (m.in. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, spółki prawa handlowego itd.)

1.4. Miejscem ekspozycji jest: Warszawskie Centrum Wystawiennicze EXPO XXI ul. Prądzyńskiego 12/14 01-222 WARSZAWA
Szczegółowe informacje dotyczące danych technicznych hal zamieszczone są na stronie www.remadays.com w informacjach ogólnych.

1.5. Ekspozycja jest dostępna 27 i 28.01.2010 od 9.30 do 17.00 i 29.01.2010 od 9.30 do 16.00

1.6. Na teren targów wstęp mają wyłącznie osoby pełnoletnie.

1.7. W dniach 27.01.10. i 28.01.10. przez całą dobę oraz w dniu 29.01.10. do godziny 16.30 na parkingach przy targowych obowiązuje całkowity zakaz parkowania samochodów dostawczych o nośności powyżej 3,5 tony oraz przyczep.

2. Udział w RemaDays

2.1. Podstawą dokonania rezerwacji uczestnictwa w targach przez Organizatora jest słowna deklaracja Wystawcy, w następstwie której Wystawca jest zobowiązany przesłać Organizatorowi w terminie 7 dni wypełnionej umowy targowej w 2 egzemplarzach (podpisanej przez osoby upoważnione do reprezentacji i opatrzonej pieczątką firmową). Dopuszcza się możliwość zawarcia umowy poprzez przesłanie faksem do Wystawcy wypełnionego i podpisanego egzemplarza umowy.

2.2. Potwierdzeniem udziału Wystawcy w targach jest umowa podpisana przez obie strony. W przypadku doręczenia Wystawcy 2 egzemplarzy umowy (vide pkt 2.1) Wystawca po podpisaniu umowy odsyła jeden egzemplarz Organizatorowi. W przypadku otrzymania umowy faksem, Organizator po podpisaniu umowy odsyła egzemplarz Wystawcy również za pośrednictwem faksu.

2.3. W razie zamówień dodatkowych Wystawca jest zobowiązany do załączenia odpowiednich dokumentów przesłanych przez organizatora.

2.4. Uczestnictwo w targach oraz rozpoczęcie zabudowy możliwe jest wyłącznie po uregulowaniu wszystkich wymagalnych zobowiązań finansowych wobec organizatora. Przesłanie wypełnionych i podpisanych dokumentów jest równoznaczne z akceptacją wszystkich treści zawartych w umowie oraz niniejszym regulaminie i stanowi zobowiązanie do pokrycia wszystkich kosztów związanych z uczestnictwem w targach.

2.5. Organizator zastrzega sobie prawo odstąpienia od umowy z ważnych przyczyn najpóźniej do dnia 20.12.2009 roku i zobowiązany jest w takim przypadku do zwrotu zaliczki. Organizator może odstąpić od umowy w przypadku podania przez Wystawcę nieprawdziwych lub niepełnych danych. Organizator uprawniony jest do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia w przypadku rażącego naruszenia przez Wystawcę przepisów umowy:
a) nie uregulowania jakichkolwiek należności na rzecz organizatora.
b) podnajęcie lub przekazanie osobom trzecim stoiska bez zgody organizatora.
c) nie zachowania wskazanego w informacji technicznej terminu budowy stoiska.

2.6. Wystawca zgłaszając uczestnictwo ma prawo wyboru formy w jakiej chce uczestniczyć w targach. Wszystkie informacje są omawiane podczas rozmów osobistych lub telefonicznych bezpośrednio z klientem. Uczestnik ma prawo wybrać jedną lub kilka spośród następujących form udziału:
a) indywidualna powierzchnia wystawiennicza bez zabudowy.
b) stoisko promocyjne 6, 9 i 12mkw z zabudową standardową
c) hostessa-stand
d) dystrybucja ulotek przez hostessę
e) inne formy promocji indywidualnie uzgodnione z organizatorem.

3. Stoiska

3.1. Wystawca wybiera w ramach możliwości (wolne miejsca) lokalizację stoiska, którą zatwierdza organizator.

3.2. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany lokalizacji stoiska, jeżeli wymagają tego względy organizacyjno - techniczne lub przepisy związane z bezpieczeństwem.

3.3. Wystawcy otrzymują w odpowiednim czasie oraz sukcesywnie co jakiś czas szczegółowe informacje na temat rozdziału powierzchni wystawienniczej oraz wszelkich zmian związanych z lokalizacją.

3.4. Stoiska promocyjne (6, 9 i 12 m²) oferowane przez Organizatora są zbudowane w standardzie, a ich cena obejmuje następujące elementy:
- dla stoiska 6 m² - najem powierzchni wystawienniczej, montaż i demontaż stoiska, opłatę ryczałtową za zużycie energii elektrycznej. Wyposażenie stoiska: ścianki,, instalacja elektryczna (2 punkty świetlne i 1 gniazdko elektryczne) wykładzina, stół, 2 krzesła, lada z półką, kosz i napis na fryzie (tylko tekst).
- dla stoiska 9m² - najem powierzchni wystawienniczej, montaż i demontaż stoiska, opłatę ryczałtową za zużycie energii elektrycznej. Wyposażenie stoiska: ścianki,, instalacja elektryczna (4 punkty świetlne i 1 gniazdko elektryczne) wykładzina, stół, 4 krzesła, lada z półką, kosz i napis na fryzie (tylko tekst).
- dla stoiska 12m² - najem powierzchni wystawienniczej, montaż i demontaż stoiska, opłatę ryczałtową za zużycie energii elektrycznej. Wyposażenie stoiska: ścianki,, instalacja elektryczna (4 punkty świetlne i 2 gniazda elektryczne) wykładzina, 2 stoły, 6 krzeseł, 2 lady z półką, zaplecze zamykane 1x1 m, kosz i napis na fryzie (tylko tekst).

3.5. Indywidualny projekt architektoniczny oraz projekt instalacji elektrycznej zaproponowany przez Wystawcę oraz technologia wykonania stoiska wymaga zatwierdzenia przez organizatora. Dane te, oraz wpis do katalogu i zamówienie na usługi dodatkowe należy dostarczyć najpóźniej na 5 tygodni przed rozpoczęciem targów. W przypadku nie spełnienia powyższych wymogów przez Wystawcę, Organizator jest uprawniony do wstrzymania budowy stoiska.

3.6. Firmy wykonujące zabudowę stoisk na terenie EXPO XXI mogą świadczyć usługi zabudowy wyłącznie po nabyciu licencji właściciela obiektu EXPO XXI (Warszawskie Centrum Expo XXI). Koszt licencji wynosi 12 PLN netto/m kw. powierzchni zabudowywanej.
Faktura wystawiana jest przez organizatora targów firmę GJC Inter Media Sp. z o.o. do 5.01.2010 z 7 dniowym terminem płatności. Firmy zabudowujące zgłaszające się po 5.01.2010 mogą nabyć licencję z 3 dniowym terminem płatności, gdzie uregulowanie faktury powinno nastąpić najpóźniej do dnia rozpoczęcia zabudowy. Nie uregulowanie płatności do tego terminu uniemożliwi wykonanie tej czynności.Dowodem nabycia licencji umożliwiającym rozpoczęcie zabudowy stoisk jest dowód zapłaty faktury o której mowa powyżej.

3.7. Termin montażu stoisk to 25 stycznia w godzinach 10.00-22.00 oraz 26 stycznia w godzinach 8.00-22.00 i demontażu w dniu 29.01.2010 od godz. 16.00 do 30.01.2010 do godz. 2.00 w nocy. Opłata za prace montażowe jak i demontażowe poza w/w godzinami wynosi 160 Euro/godzinę za halę podzieloną przez ilość firm obecnych na terenie hali.

3.8. Prąd techniczny jest włączany na stoiskach w dniach 25-26.01.2010 w godzinach 8.00-22.00 a prąd stały w dniach 27-29.01.2010 w godzinach 09-17.00.

3.9. W przypadku zapotrzebowania na prąd całodobowy lub na prąd stały w dniach zabudowy należy złożyć pisemne zamówienie u Organizatora najpóźniej na 14 dni przed targami.

3.10. Wystawca zobowiązany jest do złożenia zamówienia na usługi dodatkowe (najpóźniej do dnia 11.12.2009) niezbędne na jego stoisku (w tym na przyłącze prądu elektrycznego, wodę, Internet, parkingi, ochrona stoiska, sprzątanie stoiska) oraz uiszczenia stosowanych opłat zgodnych z przesłanym zamówieniem.

3.11. Każda ścianka przylegająca bezpośrednio do innego stoiska i będąca wyższą niż 2,5 metra musi być od strony tego drugiego stoiska estetycznie wykończona w kolorze białym lub musi być przeźroczysta.

3.12. Wszelkie maszyny i urządzenia o wymiarach powyżej 180 cm szerokości i 250 cm długości muszą być dostarczone na stoisko do godziny 10.00 pierwszego dnia zabudowy, po tym terminie organizator nie gwarantuje możliwości dostarczenia maszyn i urządzeń na stoisko.

3.13. Wszelkie prace mogące powodować zanieczyszczenie sąsiadujących stoisk, mogą być wykonywane do godziny 18.00 drugiego dnia zabudowy, kara za wykonywanie takich prac po tym terminie wynosi 3000 zł, którą ponosi wystawca.

3.14. Wystawca targów RemaDays wykupując powierzchnię wystawienniczą lub stoisko 6, 9, 12 m² z zabudową standardową, zobowiązuje się do usunięcia wszelkich materiałów reklamowych ze stoiska i ścianek w dniu zakończenia targów i pozostawi stoisko w takim stanie w jakim je otrzymał do użytku. Wystawca, który nie spełni powyższego warunku zostanie obciążony opłatą porządkową w wysokości 90zł netto za jedną ściankę (1x2,5m) zabudowy standardowej i w przypadku zabudowy własnej 20 zł netto za mb nie usuniętej taśmy z posadzki.

3.15. Wszelkie reklamacje dotyczące stoisk z zabudową standardową należy zgłaszać organizatorowi najpóźniej do godziny 10.00 pierwszego dnia targów.

3.16. Organizator jest uprawniony do interweniowania w przypadku zakłócania przez hałas powodowany na poszczególnych stoiskach pracy innych stoisk lub całości wystawy. W przypadkach szczególnych organizator zastrzega sobie prawo całkowitego zakazu prezentacji wyposażenia powodującego nadmierny poziom hałasu, pracy systemów nagłaśniających, prezentacji muzycznych i filmowych w przypadku nie możności uzyskania polubownego rozwiązania sporu przez zainteresowanych wystawców.

3.17. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy udziału w targach bez podania przyczyny.

4. Anulowanie udziału

4.1. W przypadku gdy Wystawca odstąpi od umowy z przyczyn za które organizator nie ponosi odpowiedzialności zobowiązany jest do zapłaty na rzecz organizatora wszystkich należności wynikających z umowy.

4.2. W przypadku nie zabudowania zamówionej powierzchni targowej, wystawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 200 zł netto za metr kwadratowy zamówionej powierzchni.

5. Inne formy promocji podczas targów

5.1. Wystawca ma możliwość zamówienia dodatkowych usług, które mają na celu wzmocnienie jego wizerunku oraz obecności firmy podczas targów. Organizator ze swojej strony proponuje następujące usługi:
a) umieszczenie gadżetu w zestawie dla zwiedzających,
b) umieszczenie katalogu w zestawie dla zwiedzających,
c) wynajem salki konferencyjnej,
d) umieszczenie własnego nośnika reklamowego na powierzchni 1m kw. w miejscu uzgodnionym z organizatorem.

5.2. Reklamowanie firmy lub usług oraz dystrybucja wszelkich materiałów promocyjnych poza wykupionym miejscem, jest możliwa wyłącznie za zgodą Organizatora i po dokonaniu stosownych opłat. Rozpowszechnianie materiałów poza stoiskiem bez pisemnego zezwolenia organizatora zagrożona jest karą w wysokości 3000 zł za każdą ujawnioną formę dystrybucji.

5.3. Plakaty, naklejki i inne drukowane materiały reklamowe umieszczone w halach wystawowych bez zezwolenia będą usuwane na koszt wystawcy w trakcie targów.

5.4. Reklamowanie na stoisku firm trzecich, nie będących wystawcami jest niedozwolone, również w przypadku firm współpracujących z wystawcą.

5.5. Organizator zastrzega sobie prawo do dokonywania ogłoszeń przez system nagłośnieniowy.

5.6. Loterie, konkursy, quizy itp. mogą być organizowane po uzyskaniu pisemnej zgody Organizatora oraz przy zachowaniu wymogów wynikających ze stosownych przepisów.

6. Ochrona znaków towarowych, patentów itp.

6.1. Organizator nie odpowiada za ochrone znaków towarowych, patentów, itp.eksponatów prezentowanych na targach.

6.2. Organizator oczekuje od uczestników przestrzegania i nie naruszania praw innych wystawców. Udokumentowane naruszenia praw innego wystawcy, uprawnia organizatora do wykluczenia uczestnika z bieżącej i/lub kolejnych edycji targów, jednakże nie jest to jego obowiązkiem.

7. Ubezpieczenie

7.1. Wystawca zobowiązuje się do ubezpieczenia eksponatów na swój koszt i ryzyko jak również posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej.

7.2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za kradzież, ubytek, uszkodzenie lub zniszczenie eksponatów przed, podczas i po imprezie itd., niezależnie od okoliczności.

7.3. Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania wszystkich przepisów obowiązujących w miejscu trwania imprezy, szczególnie przeciwpożarowych, BHP itp.

7.4. Wystawca jest odpowiedzialny za uszkodzenie obiektu, umeblowania, instalacji dokonane przez niego lub osoby jego reprezentujące lub zatrudnione bezpośrednio lub pośrednio.

8. Ochrona

8.1. Organizator zapewnia ogólną ochronę terenu targów. Nie ponosi on jednak żadnej odpowiedzialności za uszkodzenia i straty w eksponatach.

8.2. Wystawca może zlecić organizatorowi wynajęcie strażnika z firmy odpowiedzialnej za ochronę.

8.3. Wystawcy i jego personel nie mogą przebywać na stoisku w nocy.

9. Identyfikatory

9.1. Bezpośrednio po przyjeździe na teren targowy Wystawca, powinien się stawić w biurze targowym po odbiór identyfikatorów upoważniających do wejścia na stoisko.

10. Transport i spedycja

10.1. Transport, wyładunek, rozpakowywanie, montaż, demontaż, spakowanie i załadunek eksponatów oraz innych materiałów wystawowych wykonywane są przez wystawcę, na jego koszt i ryzyko.

10. Parging

10.1. Jeżeli samochód ciężarowy / dostawczy nie zostanie usunięty w dniu 26 stycznia do godz. 22.00 z parkingu Expo XXI przy ul. Prądzyńskiego 12/14 w Warszawie, zostanie naliczona kara pieniężna w następujący sposób: jeżeli pojazd będzie zajmował więcej niż jedno miejsce parkingowe to, Organizator naliczy mu karę w wysokości 500zł brutto za każdy zajmowany dodatkowo metr kwadratowy.