Regulamin targów RemaDays 2011

1. Informacje ogólne

1.1. Organizatorem targów RemaDays jest firma GJC Inter Media Sp. z o.o.- wydawca kwartalnika Gifts Journal oraz lider Programu "Solidni w Biznesie" - z siedzibą w Poznaniu, ul. Podbiałowa 11, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Poznaniu, XXI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000107721, NIP 781-17-06-884.

Telefon kontaktowy: (+ 48 61) 825 73 22
Fax: (+ 48 61) 825 84 85
E-mail:
Iwona Skrzypczak: kontakt@gjc.pl
Justyna Lisek: justyna@gjc.pl
Magda Konieczna-Marciniak: magda.konieczna@gjc.pl

1.2. Postanowienia niniejszego regulaminu dotyczą wszystkich podmiotów, które korzystają z usług spółki GJC Inter Media zwaną dalej Organizatorem, i zwane są dalej Uczestnikiem targów RemaDays - Wystawcą lub Zwiedzającym.

1.3. Uczestnikiem targów RemaDays - Wystawcą lub Zwiedzającym może być podmiot gospodarczy w rozumieniu przepisów o prowadzeniu działalności gospodarczej (m.in. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, spółki prawa handlowego itd.)

1.4. Miejscem ekspozycji jest: Warszawskie Centrum Wystawiennicze EXPO XXI ul. Prądzyńskiego 12/14 01-222 WARSZAWA. Szczegółowe informacje dotyczące danych technicznych hal zamieszczone są na stronie www.remadays.com w informacjach ogólnych.

1.5. Godziny otwarcia targów:
dla zwiedzających - 2 i 3.02.2011 od 9.30 do 17.00 i 4.02.2011 od 9.30 do 16.00
dla wystawców - 2 i 3.02.2011 od 8.00 do 18.00 i 4.02.2011 od 8.30 do 2.00

1.6. Na teren targów wstęp mają wyłącznie osoby pełnoletnie.

1.7. W dniach 2.02.11. i 3.02.11. przez całą dobę oraz w dniu 4.02.11. do godziny 16.30 na parkingach przy targowych obowiązuje całkowity zakaz parkowania samochodów dostawczych o nośności powyżej 3,5 tony oraz przyczep.

2. Udział w RemaDays

2.1. Podstawą dokonania rezerwacji uczestnictwa w targach przez Organizatora jest słowna deklaracja Wystawcy, w następstwie której Wystawca jest zobowiązany przesłać Organizatorowi w terminie 7 dni wypełnionej umowy targowej w 2 egzemplarzach (podpisanej przez osoby upoważnione do reprezentacji i opatrzonej pieczątką firmową). Dopuszcza się możliwość zawarcia umowy poprzez przesłanie faksem do Wystawcy wypełnionego i podpisanego egzemplarza umowy.

2.2. Potwierdzeniem udziału Wystawcy w targach jest umowa podpisana przez obie strony. W przypadku doręczenia Wystawcy 2 egzemplarzy umowy (vide pkt 2.1) Wystawca po podpisaniu umowy odsyła jeden egzemplarz Organizatorowi. W przypadku otrzymania umowy faksem, Organizator po podpisaniu umowy odsyła egzemplarz Wystawcy również za pośrednictwem faksu.

2.3. W razie zamówień dodatkowych Wystawca jest zobowiązany do załączenia odpowiednich dokumentów przesłanych przez organizatora.

2.4. Uczestnictwo w targach oraz rozpoczęcie zabudowy możliwe jest wyłącznie po uregulowaniu wszystkich wymagalnych zobowiązań finansowych wobec organizatora. Przesłanie wypełnionych i podpisanych dokumentów jest równoznaczne z akceptacją wszystkich treści zawartych w umowie oraz niniejszym regulaminie i stanowi zobowiązanie do pokrycia wszystkich kosztów związanych z uczestnictwem w targach.

2.5. Organizator zastrzega sobie prawo odstąpienia od umowy z ważnych przyczyn najpóźniej do dnia 20.12.2010 roku i zobowiązany jest w takim przypadku do zwrotu zaliczki. Organizator może odstąpić od umowy w przypadku podania przez Wystawcę nieprawdziwych lub niepełnych danych. Organizator uprawniony jest do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia w przypadku rażącego naruszenia przez Wystawcę przepisów umowy:
a) nie uregulowania jakichkolwiek należności na rzecz organizatora.
b) podnajęcie lub przekazanie osobom trzecim stoiska bez zgody organizatora.
c) nie zachowania wskazanego w informacji technicznej terminu budowy stoiska.

2.6. Wystawca zgłaszając uczestnictwo ma prawo wyboru formy w jakiej chce uczestniczyć w targach. Wszystkie informacje są omawiane podczas rozmów osobistych lub telefonicznych bezpośrednio z klientem. Uczestnik ma prawo wybrać jedną lub kilka spośród następujących form udziału:
a) indywidualna powierzchnia wystawiennicza bez zabudowy.
b) stoisko promocyjne 6, 9 i 12mkw z zabudową standardową
c) hostessa-stand
d) dystrybucja ulotek przez hostessę
e) inne formy promocji indywidualnie uzgodnione z organizatorem.

3. Stoiska

3.1. Wystawca wybiera w ramach możliwości (wolne miejsca) lokalizację stoiska, którą zatwierdza organizator.

3.2. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany lokalizacji stoiska, jeżeli wymagają tego względy organizacyjno - techniczne lub przepisy związane z bezpieczeństwem.

3.3. Wystawcy otrzymują w odpowiednim czasie oraz sukcesywnie co jakiś czas szczegółowe informacje na temat rozdziału powierzchni wystawienniczej oraz wszelkich zmian związanych z lokalizacją.

3.4. Stoiska promocyjne (6, 9 i 12 m2) oferowane przez Organizatora są zbudowane w standardzie, a ich cena obejmuje następujące elementy:
- dla stoiska 6 m2 - najem powierzchni wystawienniczej, montaż i demontaż stoiska, opłatę ryczałtową za zużycie energii elektrycznej. Wyposażenie stoiska: ścianki,, instalacja elektryczna (2 punkty świetlne i 1 gniazdko elektryczne) wykładzina, stół, 2 krzesła, lada z półką, kosz i napis na fryzie (tylko tekst).
- dla stoiska 9m2 - najem powierzchni wystawienniczej, montaż i demontaż stoiska, opłatę ryczałtową za zużycie energii elektrycznej. Wyposażenie stoiska: ścianki,, instalacja elektryczna (4 punkty świetlne i 1 gniazdko elektryczne) wykładzina, stół, 4 krzesła, lada z półką, kosz i napis na fryzie (tylko tekst).
- dla stoiska 12m2 - najem powierzchni wystawienniczej, montaż i demontaż stoiska, opłatę ryczałtową za zużycie energii elektrycznej. Wyposażenie stoiska: ścianki,, instalacja elektryczna (4 punkty świetlne i 2 gniazda elektryczne) wykładzina, 2 stoły, 6 krzeseł, 2 lady z półką, zaplecze zamykane 1x1 m, kosz i napis na fryzie (tylko tekst).

3.5. Firmy wykonujące zabudowę stoisk na terenie EXPO XXI mogą świadczyć usługi zabudowy wyłącznie po nabyciu licencji właściciela obiektu EXPO XXI (Warszawskie Centrum Expo XXI). Koszt licencji wynosi 12 PLN netto/m kw. powierzchni zabudowywanej. Faktura wystawiana jest przez organizatora targów firmę GJC Inter Media Sp. z o.o. do 5.01.2011 z 7 dniowym terminem płatności. Firmy zabudowujące zgłaszające się po 5.01.2011 mogą nabyć licencję z 3 dniowym terminem płatności, gdzie uregulowanie faktury powinno nastąpić najpóźniej do dnia rozpoczęcia zabudowy. Nie uregulowanie płatności do tego terminu uniemożliwi wykonanie tej czynności.Dowodem nabycia licencji umożliwiającym rozpoczęcie zabudowy stoisk jest dowód zapłaty faktury o której mowa powyżej.

3.6. Termin montażu stoisk to 31 stycznia w godzinach 10.00-22.00 oraz 1 lutego w godzinach 8.00-22.00 i demontażu w dniu 4.02.2011 od godz. 16.00 do 5.02.2011 do godz. 2.00 w nocy. Opłata za prace montażowe jak i demontażowe poza w/w godzinami wynosi za każdą rozpoczętą godzinę 800,00 za halę podzieloną przez ilość firm obecnych na terenie hali.

3.7. Prąd techniczny jest włączany w dniach 31.01i 1.02.2011 w godzinach 8.00-22.00 a prąd stały w dniach 2-4.02.2011 w godzinach 09.30 -17.00.

3.8. W przypadku zapotrzebowania na prąd całodobowy lub na prąd stały w dniach zabudowy należy złożyć pisemne zamówienie u Organizatora najpóźniej na 14 dni przed targami.

3.9. Wystawca zobowiązany jest do złożenia zamówienia na usługi dodatkowe oraz wpis do katalogu targowego najpóźniej do dnia 17.12.2010 (przyłącze prądu elektrycznego, wodę, Internet, parking, ochrona stoiska, sprzątanie stoiska) oraz uiszczenia stosowanych opłat zgodnych z przesłanym zamówieniem.

3.10. Wszelkie maszyny i urządzenia o wymiarach powyżej 180 cm szerokości i 250 cm długości muszą być dostarczone na stoisko do godziny 10.00 pierwszego dnia zabudowy, po tym terminie organizator nie gwarantuje możliwości dostarczenia maszyn i urządzeń na stoisko.

3.11. Do wprowadzania na teren targów dużych elementów wyposażenia stoisk w tym maszyn i urządzeń o znacznych gabarytach służą: wejście do hali 2 (hol główny) - szerokość 195 cm i wysokość 270 cm oraz bramy towarowe w halach 1, 3 i 4 - szerokość 460 cm i wysokość 430 cm. Wymiary windy osobowej: szer. 1,1m, głęb. 2,3m, wys. 2,0 m, nośność windy 1250 kg.

3.12. Wysokość hal:
Hala 1 – całkowita 10 m, użytkowa 8 m
Hala 2 (hol główny) – całkowita 4 m, użytkowa 3,7 m
Hala 3 – całkowita 10 m, użytkowa 8 m
Hala 4 – całkowita 12 m, użytkowa 10 m
Hala 5 (piętro) – całkowita 4 m, użytkowa 3,7 m

i dopuszczalne obciążenie:
Hala 1 – 800 kg / m²
Hala 2 (hol główny) – 500 kg / m²
Hala 3 – 3000 kg / m²
Hala 4 – 6000 kg / m²
Hala 5 (piętro) – 500 kg / m²

3.13 Wystawca w czasie przewidzianym dla montażu i demontażu w obrębie swojego stoiska ma prawo dokonywać tylko niezbędnych robot montażowych i ostatecznego retuszu związanych z przygotowaniem stoisk lub eksponatów. W szczególności zabronione są prace związane ze spawaniem, szlifowaniem drewna i gipsu oraz inne prace powodujące zapylenie. Wszelkie prace mogące powodować zanieczyszczenie sąsiadujących stoisk, mogą być wykonywane do godziny 18.00 drugiego dnia zabudowy, kara za wykonywanie takich prac po tym terminie wynosi 3000 zł, którą ponosi wystawca.

3.14. Każdy uczestnik targów, jeżeli zachodzi taka konieczność, powinien umożliwić przeprowadzenie przez własne stoisko instalacji stoisk sąsiednich w celu ich podłączenia do urządzeń technicznych.

3.15. Elementy zabudowy: fryzy, transparenty, markizy, opisy stoisk i eksponatów oraz znaki firmowe i towarowe nie mogą przekraczać przyznanej powierzchni wystawienniczej, blokować w żaden sposób przejść i ciągów komunikacyjnych oraz zatwierdzonej wysokości zabudowy.

3.16. Każda ścianka przylegająca bezpośrednio do innego stoiska i będąca wyższą niż 2,5 metra musi być od strony tego drugiego stoiska estetycznie wykończona w kolorze białym lub musi być przeźroczysta a także nie może zawierać treści reklamowych.

3.17. Organizator bez konsultacji z Wystawcą ma prawo umieścić na konstrukcji stoiska tabliczkę z numeracją, zgodną z ogólnym planem rozmieszczenia stoisk.

3.18. Zabrania się bez uzgodnienia, zawieszania i naklejania elementów stoisk, transparentów, flag, reklam i dekoracji do konstrukcji hal (stropów, ścian, poręczy, balustrad, szyb itp.).

3.19. Wystawca targów RemaDays wykupując powierzchnię wystawienniczą lub stoisko 6, 9, 12 m2 z zabudową standardową, zobowiązuje się do usunięcia wszelkich materiałów reklamowych ze stoiska i ścianek w dniu zakończenia targów i pozostawi stoisko w takim stanie w jakim je otrzymał do użytku. Wystawca, który nie spełni powyższego warunku zostanie obciążony opłatą porządkową w wysokości 90zł netto za jedną ściankę (1x2,5m) zabudowy standardowej i w przypadku zabudowy własnej 10 zł netto za mb nie usuniętej taśmy z posadzki.

3.20. Usunięcie eksponatów oraz demontaż stoiska przed zakończeniem targów są zabronione. Czynności te można rozpocząć dopiero po zamknięciu targów dla zwiedzających w ostatnim dniu targów.

3.21. Organizator jest uprawniony do interweniowania w przypadku zakłócania przez hałas powodowany na poszczególnych stoiskach pracy innych stoisk lub całości wystawy. W przypadkach szczególnych organizator zastrzega sobie prawo całkowitego zakazu prezentacji wyposażenia powodującego nadmierny poziom hałasu, pracy systemów nagłaśniających, prezentacji muzycznych i filmowych w przypadku nie możności uzyskania polubownego rozwiązania sporu przez zainteresowanych wystawców.

3.22. Organizator nie odpowiada za przerwy w dostawie mediów lub usług spowodowane okolicznościami od niego niezależnymi, w takiej sytuacji zobowiązuje się podjąć wszelkie niezbędne działania aby przywrócić niezakłócony dostęp do mediów i usług.

4. Bezpieczeństwo

4.1. Zabronione jest wnoszenie na teren targów broni, amunicji i materiałów wybuchowych oraz przedmiotów, których używanie może zagrażać bezpieczeństwu osób przebywających na terenach targowych.

4.2. Zabronione jest wprowadzanie (wnoszenie) na teren targów zwierząt.

4.3. Do zabudowy stoisk należy używać wyłącznie materiałów, które są niepalne, trudno zapalne bądź zostały zabezpieczone przed ogniem. Na stoisku należy przechowywać stosowne certyfikaty i zaświadczenia. Nie wolno stosować takich materiałów jak bambus, sitowie itp., które palą się eksplodując.

4.4. Stoiska targowe powinny być budowane zgodnie z prawem budowlanym oraz z innymi przepisami i normami obowiązującymi w Polsce.

4.5. Organizator zastrzegają sobie prawo do przeprowadzania kontroli sprawdzających zgodność prowadzonych na terenie targów działań uczestników targów i wykonawców stoisk z przepisami technicznymi i przeciwpożarowymi. Nieprzestrzeganie niniejszych przepisów może spowodować wstrzymanie prac, a w powtarzających się przypadkach może być podstawą do rozwiązania umowy.

4.6. Zabrania się organizowania pokazów pirotechnicznych.

4.7. Użytkownicy pawilonów targowych zobowiązani są do zaniechania wszelkich czynności mogących obniżyć stopień bezpieczeństwa przeciwpożarowego. W przypadku specyficznej ekspozycji, stwarzającej poważne zagrożenie pożarowe, na uczestnikach imprez organizowanych na terenie targów spoczywa obowiązek dodatkowego zabezpieczenia przeciwpożarowego we własnym zakresie, w sposób uzgodniony z Inspektoratem Ochrony Przeciwpożarowej EXPO.

4.8. Zarówno firmy budujące stoiska jak i uczestnicy targów (wystawcy) ponoszą całkowitą odpowiedzialność za bezpieczeństwo i higienę pracy swoich pracowników, wykonujących roboty na terenie targów i odpowiadają za wszelkie wypadki wynikłe wskutek braku nadzoru lub zaniedbania wymogów i norm bezpieczeństwa pracy w okresie montażu, eksploatacji i demontażu ekspozycji.

4.9. Uruchamianie maszyn i urządzeń nie odpowiadających wymogom bezpieczeństwa oraz obsługiwanie ich przez personel nieuprawniony jest zabronione.

4.10. W zakresie spraw bezpieczeństwa i higieny pracy nie objętych niniejszymi przepisami, mają zastosowanie ogólne, obowiązujące w Polsce przepisy, oraz przepisy zawarte w regulaminie budynku EXPO, które powinni przestrzegać wszyscy uczestnicy targów i wykonawcy stoisk.

5. Reklamacje

5.1. Wszelkie reklamacje dotyczące stoisk z zabudową standardową należy zgłaszać organizatorowi najpóźniej do godziny 10.00 pierwszego dnia targów.

5.2. Wszelkie reklamacje związane ze stoiskiem i serwisem technicznym będą rozpatrywane tylko na podstawie wcześniejszego zgłoszenia w Dziale Technicznym podczas targów

6. Anulowanie udziału

6.1. W przypadku gdy Wystawca odstąpi od umowy z przyczyn za które organizator nie ponosi odpowiedzialności zobowiązany jest do zapłaty na rzecz organizatora wszystkich należności wynikających z umowy.

6.2. W przypadku nie zabudowania zamówionej powierzchni targowej, wystawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 200 zł netto za metr kwadratowy zamówionej powierzchni.

7. Inne formy promocji podczas targów

7.1. Wystawca ma możliwość zamówienia dodatkowych usług, które mają na celu wzmocnienie jego wizerunku oraz obecności firmy podczas targów. Organizator ze swojej strony proponuje następujące usługi:
a) umieszczenie gadżetu w zestawie dla zwiedzających,
b) umieszczenie katalogu w zestawie dla zwiedzających,
c) wynajem salki konferencyjnej,
d) umieszczenie własnego nośnika reklamowego na powierzchni 1m kw. w miejscu uzgodnionym z organizatorem.

7.2. Reklamowanie firmy lub usług oraz dystrybucja wszelkich materiałów promocyjnych poza wykupionym miejscem, jest możliwa wyłącznie za zgodą Organizatora i po dokonaniu stosownych opłat. Rozpowszechnianie materiałów poza stoiskiem bez pisemnego zezwolenia organizatora zagrożona jest karą w wysokości 3000 zł za każdą ujawnioną formę dystrybucji.

7.3. Plakaty, naklejki i inne drukowane materiały reklamowe umieszczone w halach wystawowych bez zezwolenia będą usuwane na koszt wystawcy w trakcie targów.

7.4. Reklamowanie na stoisku firm trzecich, nie będących wystawcami jest niedozwolone, również w przypadku firm współpracujących z wystawcą.

7.5. Organizator zastrzega sobie prawo do dokonywania ogłoszeń przez system nagłośnieniowy.

7.6. Loterie, konkursy, quizy itp. mogą być organizowane po uzyskaniu pisemnej zgody Organizatora oraz przy zachowaniu wymogów wynikających ze stosownych przepisów.

8. Ochrona znaków towarowych, patentów itp.

8.1. Organizator nie odpowiada za ochrone znaków towarowych, patentów, itp.eksponatów prezentowanych na targach.

8.2. Organizator oczekuje od uczestników przestrzegania i nie naruszania praw innych wystawców. Udokumentowane naruszenia praw innego wystawcy, uprawnia organizatora do wykluczenia uczestnika z bieżącej i/lub kolejnych edycji targów, jednakże nie jest to jego obowiązkiem.

9. Ubezpieczenie

9.1. Wystawca zobowiązuje się do ubezpieczenia eksponatów na swój koszt i ryzyko jak również posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej.

9.2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za kradzież, ubytek, uszkodzenie lub zniszczenie eksponatów przed, podczas i po imprezie itd., niezależnie od okoliczności.

9.3. Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania wszystkich przepisów obowiązujących w miejscu trwania imprezy, szczególnie przeciwpożarowych, BHP itp.

9.4. Wystawca jest odpowiedzialny za uszkodzenie obiektu, umeblowania, instalacji dokonane przez niego lub osoby jego reprezentujące lub zatrudnione bezpośrednio lub pośrednio.

10. Ochrona

10.1. Organizator zapewnia ogólną ochronę terenu targów. Nie ponosi on jednak żadnej odpowiedzialności za uszkodzenia i straty w eksponatach.

10.2. Wystawca może zlecić organizatorowi wynajęcie strażnika z firmy odpowiedzialnej za ochronę.

10.3. Wystawcy i jego personel nie mogą przebywać na stoisku w nocy.

11. Identyfikatory

11.1. Bezpośrednio po przyjeździe na teren targowy Wystawca, powinien się stawić w biurze targowym po odbiór identyfikatorów upoważniających do wejścia na stoisko.

12. Transport i spedycja

12.1. Transport, wyładunek, rozpakowywanie, montaż, demontaż, spakowanie i załadunek eksponatów oraz innych materiałów wystawowych wykonywane są przez wystawcę, na jego koszt i ryzyko.